6 czerwca 2023Organizacja zakładowego archiwum — wymogi. Jakie meble, regały do archiwum?Regały przesuwne

W dzisiejszym świecie, gdzie dokumentacja stanowi istotną część funkcjonowania każdej organizacji, prawidłowe przechowywanie dokumentów staje się kluczowym zadaniem. W tym kontekście archiwa zakładowe odgrywają istotną rolę, gdyż umożliwiają skuteczne zarządzanie dokumentacją, a także zapewniają ochronę, dostępność i poufność przechowywanych informacji. W artykule tym skupimy się na wymogach dotyczących organizacji archiwum zakładowego oraz omówimy odpowiedni wybór mebli i regałów, które są niezbędne do jego efektywnego funkcjonowania.

Gdzie powinno mieścić się archiwum zakładowe? Warunki w archiwum zakładowym

Pierwszym krokiem do właściwej aranżacji archiwum zakładowego powinno być poznanie zasad oraz warunków co do pomieszczenia, w którym dokumenty będą przechowywane. Przede wszystkim musi być ono zlokalizowane w miejscu, które zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo dokumentacji — powinna być chroniona przed: kradzieżą, uszkodzeniami fizycznymi, pożarem, powodziami.

Wskazane jest zastosowanie zabezpieczeń, takich jak alarmy przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe, monitoring, kontrola dostępu. Ponadto archiwum powinno być umieszczone w miejscu, które zapewnia odpowiednie warunki środowiskowe dla przechowywania dokumentów. Należy unikać lokalizacji narażonych na wilgoć, nagłe zmiany temperatury, duże ilości kurzu lub szkodliwych substancji chemicznych. Konieczne jest kontrolowanie temperatury oraz wilgotności, tak aby stale mieściły się w przedziale 14 - 18°C i 30 - 50%.

Organizacja zakładowego archiwum — wymogi. Jakie meble, regały do archiwum?

Jakie regały do archiwum?

Regały do archiwum zakładowego to najważniejszy element wyposażenia tego pomieszczenia. Ich wybór jest kluczowy dla skutecznej organizacji i przechowywania dokumentów. Przede wszystkim muszą być odpowiednio duże, aby pomieścić wszystkie dokumenty, a przy tym powinny pozwalać na optymalne zaaranżowanie dostępnej przestrzeni.

Bardzo dobrym wyborem do archiwum firmowego są regały przesuwne. Dzięki możliwości przesuwania ich wzdłuż prowadnic, regały te eliminują potrzebę pozostawania przejść między regałami. Pozwala to zaoszczędzić znaczną ilość miejsca, zwłaszcza w przypadku większych archiwów. Ponadto regały przesuwne do archiwum pozwalają na łatwy dostęp do określonych dokumentów.

Ich obsługa jest bardzo prosta, nie wymaga użycia dużej siły. Warto także zaznaczyć, że regały jezdne do archiwum można dostosować do indywidualnych potrzeb i wymagań. Mogą być konfigurowane pod kątem różnych sposobów przechowywania dokumentów, takich jak segregatory, teczki czy pudełka. Podczas kupowania regałów, warto także zwrócić uwagę na jakość wykonania i trwałość oraz bezpieczeństwo pracowników. Kwestie te są kluczowe i powinny być brane pod uwagę w pierwszej kolejności, przed kosztami zakupu odpowiednich mebli.

Nie tylko regały na dokumenty do archiwum — pozostałe elementy wyposażenia archiwum zakładowego

Regały to ważne, ale nie jedyne elementy wyposażenia archiwum zakładowego. Oprócz nich ważny jest także zakup segregatorów, teczek lub pudełek, które są niezbędne do segregacji i organizacji dokumentów na półkach.

Ponadto w archiwum konieczne jest skuteczne oznaczanie regałów i półek. Można używać do tego etykiet samoprzylepnych, tabliczek identyfikacyjnych, kolorowych wskaźników itp.

W archiwum zakładowym nie mniej ważne są meble biurowe, przy których pracownicy mogą wykonywać swoje zadania. Dodatkowo istotne jest, aby zadbać o odpowiednie systemy zabezpieczające, o których mowa była wcześniej, prawidłowe oświetlenie, które umożliwia łatwe czytanie dokumentów i przeglądanie zawartości regałów.

Oprócz fizycznego wyposażenia warto zainwestować w system zarządzania archiwum, który umożliwia elektroniczną organizację, indeksowanie i wyszukiwanie dokumentów, co ułatwia zarządzanie i odnajdywanie potrzebnych informacji. Wpływa także pozytywnie na wydajność pracowników.