28 lipca 2024Jak urządzić lokal archiwum firmy?Regały do archiwum

Urządzanie lokalu archiwum może wydawać się skomplikowanym zadaniem, ale z odpowiednim planowaniem i doborem wyposażenia można z łatwością stworzyć funkcjonalną oraz bezpieczną przestrzeń do przechowywania dokumentów. Zebraliśmy wskazówki, jak urządzić archiwum firmy, aby spełniało wszystkie niezbędne wymagania i było przy tym wygodne.

Warunki w archiwum zakładowym

Aby akta były bezpieczne i zachowały się w dobrym stanie przez długi czas, w archiwum zakładowym muszą panować odpowiednie warunki. Przede wszystkim lokal powinien być suchy i widny. Temperatura w pomieszczeniu powinna wynosić od 14°C do 18°C, a wilgotność powietrza od 55% do 65%. Należy zadbać o stałą cyrkulację powietrza i unikać przeciągów.

Akta należy przechowywać w tekach lub pudłach archiwalnych, które powinny być wykonane z materiałów trwałych i odpornych na działanie czynników zewnętrznych oraz szkodników. Urządzając archiwum zakładowe, należy pamiętać, że powinno być zamykane na klucz i zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Należy zainstalować system alarmowy włamaniowy oraz pożarowy. Gdy akta mają być przechowywane się na piętrze, trzeba wziąć pod uwagę wytrzymałość stropów, ponieważ dokumentacja jest ciężka (metr bieżący może ważyć nawet 35 kg!).

Co ważne, są to jedynie ogólne wytyczne, szczegółowe informacje na temat warunków przechowywania dokumentacji archiwalnej można znaleźć w rozdziale 3. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2018 r. sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Rodzaje regałów do archiwum zakładowego

Podstawowym wyposażeniem archiwum są regały do przechowywania dokumentów. Mogą to być modele tradycyjne — półkowe lub przesuwne, zwane jezdnymi. Ważne, aby były stabilne i niepalne. Statyczne regały magazynowe z półkami stanowią najprostsze i najtańsze rozwiązanie. Nadają się do przechowywania niewielkich ilości akt lub do bieżącej pracy z dokumentacją.

Coraz częściej wykorzystuje się także regały przesuwne, jezdne  w lokalach archiwum zakładowe. Są idealne do miejsc z dużą ilością akt, ponieważ pozwalają na kompaktowe przechowywanie dokumentacji i znacznie zwiększają ilość miejsca dostępnego do przechowywania dokumentów w archiwum.

Dzieje się tak, ponieważ tylko jeden korytarz jest otwarty w danym momencie, a pozostałe regały są przesuwane. W ten sposób można zaoszczędzić do 90% powierzchni w porównaniu z tradycyjnymi regałami stacjonarnymi. Mimo oszczędności miejsca, regały przesuwne zapewniają łatwy dostęp do wszystkich przechowywanych dokumentów. Wystarczy przesunąć odpowiedni segment, aby uzyskać dostęp do potrzebnych półek. Warto zaznaczyć, że regały jezdne są ciche w obsłudze, co nie zakłóca pracy w archiwum.

Dodatkowe meble w archiwum

Podczas aranżowania archiwum zakładowego należy zadbać nie tylko o bezpieczeństwo oraz dostępność dokumentacji, ale także o wygodną pracę z aktami. Dobrze jest ustawić tu także biurko. Powinno być ergonomiczne i dostosowane do wzrostu osoby korzystającej, aby zapewnić komfortową pozycję siedzenia i chronić kręgosłup. Jego nieodzownym elementem jest krzesło obrotowe z regulacją wysokości i oparciem — stanowi element niezbędny do długotrwałej pracy, powinno zapewniać odpowiednie podparcie pleców i kręgosłupa.

Przydatne bywają także szafki na akta bieżące oraz kontenerki biurowe, które mogą być wykorzystywane do przechowywania drobnych przedmiotów, takich jak artykuły biurowe czy tonery do drukarki.

Funkcjonalnym akcesorium w firmowym lokalu archiwum jest lampka biurkowa. Dobrze doświetlone stanowisko pracy jest ważne dla zdrowia wzroku i komfortu pracy. Powinna emitować łagodne, rozproszone światło, które nie męczy oczu.

Wybór mebli do archiwum oraz mebli biurowych powinien być dostosowany do jego wielkości, specyfiki przechowywanych dokumentów i potrzeb pracowników. Ważne jest, aby meble były funkcjonalne, wygodne i estetyczne, aby stworzyć komfortowe i efektywne środowisko pracy.